Qui di seguito una piccola storia pensando alla mia, a persone che conosco e a sogni che vorrei raggiungere. L’obiettivo è quello di visualizzare lo scorrimento di una giornata tipo con ZTD.
Routine mattutina a casa
Il nostro protagonista, che chiameremo Giorgio, si sveglia la mattina alle 5.30. Non c’è un motivo particolare, l’ha sempre fatto ma adesso apprezza il tempo per se stesso che gli concede questa abitudine.
Appena sveglio scorre la lista del giorno. Contiene 3 CPI: si sente soddisfatto perché sa che anche oggi andrà più vicino al suo Obiettivo Unico.
Quindi si prepara il caffè e osserva l’alba dalla finestra, poi prende in mano il libro che sta leggendo e si concentra mezz’ora sui nuovi contenuti. Sottolinea qualche frase da tenere a mente.
Dopo la lettura si concede una corsetta di 30 minuti che gli permette di focalizzare ciò che ha appena letto e di iniziare la giornata con un carico di felicità. Quindi, doccia e poi si prepara una ricca colazione, prima di andare a lavoro.
A lavoro
Appena arriva, accende il PC e si dedica al primo CPI della giornata, un’analisi dei dati dei suoi processi, l’individuazione dei punti da migliorare e un piano da discutere con il suo capo. Si segna un punto su cui vuole vedere da vicino cosa succede.
A quel punto apre il software di posta e legge la mail. Il suo team è organizzato e non ci sono molte mail, le persone di solito risolvono da sole i problemi.
Per questo quella mail è strana, menziona un grosso problema. Deve andare a vedere, segna anche questo in agenda, controlla l’ora. Prima deve fare il KATA per cui scende in produzione a vedere.
Mentre gira in produzione con i KATA del suo team, verifica il grosso problema occorso. Deve posticipare il secondo CPI, quindi chiama il suo team, espone il problema e fornisce un piano d’azione. Si ritroveranno a fine mattinata con le analisi fatte e i risultati dei test. È il momento del secondo CPI, risale in ufficio.
Ha staccato tutto quando entra il suo capo, è il momento del suo KATA, è proprio in quel momento che suona il timer. Si segna il punto e lascia aperto solo il file che gli serve, riprenderà dopo.
Finito il KATA, ultimi 15 minuti sul CPI, quindi si reca in produzione ancora. Il team ha trovato le soluzioni, c’è da scegliere. Fa parlare i due promotori fino a che non si trova una terza via, il risparmio è notevole.
Dopo pranzo apre la mail per controllare cosa è arrivato. Tutto ok.
Prepara e invia una mail con la soluzione del problema.
È il momento del terzo CPI. Due ore di lavoro ininterrotto, sono ormai le 16.30 ed è ora di sbrigare le ultime email, firmare dei documenti e preparare il piano per domani.
Routine serale a casa
Giorgio arriva a casa, subito lo accolgono i due figli, con cui si dedica a fare qualche gioco insieme alla moglie, prima di cena. C’è da aiutare e si prepara insieme. Dopo cena è il momento per un po’ di TV insieme.
Dopo aver messo a letto i figli, Giorgio osserva la sua lista. È compiaciuto per aver svolto i CPI, è più vicino al suo obiettivo unico.
Controlla la inbox della sua app per le liste, alcune attività da inserire, ma la maggior parte che si è risolta nella giornata.
Quindi pianifica il giorno dopo, con già 2 big rocks inserite. C’è spazio per un altro CPI.
Registra i progressi nel diario, è l’ora di dormire.
Elementi caratterizzanti ZTD nella giornata
Analizziamo gli elementi chiave del metodo ZTD che emergono in questa giornata tipo:
1. Orientamento all’Obiettivo Unico
Giorgio sa che i suoi CPI lo stanno portando verso il suo Obiettivo Unico. Questo gli dà motivazione e direzione.
2. Routine ben definite
- Routine mattutina: sveglia presto, lettura, attività fisica, preparazione
- Routine lavorativa: CPI al mattino, gestione email a orari stabiliti
- Routine serale: tempo per la famiglia, pianificazione, riflessione
3. Focus sui CPI (Compiti Più Importanti)
Giorgio dedica le sue energie migliori ai 3 CPI giornalieri, assicurandosi di completarli.
4. Single-tasking
Durante il lavoro sui CPI, Giorgio elimina le distrazioni e si concentra su un’attività alla volta.
5. Gestione efficace delle interruzioni
Quando emerge un problema inaspettato, Giorgio lo annota, ne valuta l’urgenza e lo integra nel suo flusso di lavoro senza perdere di vista le priorità.
6. Elaborazione regolare delle inbox
Giorgio controlla le email in momenti specifici, non continuamente, e le elabora completamente.
7. Pianificazione anticipata
Prima di andare a dormire, Giorgio pianifica già i CPI per il giorno successivo.
8. Riflessione e registrazione
A fine giornata, Giorgio riflette sui risultati ottenuti e registra i progressi.
9. Equilibrio lavoro-vita
Il metodo ZTD permette a Giorgio di essere efficace al lavoro e di avere tempo di qualità per la famiglia.
10. Approccio sistematico ai problemi
Quando emerge un problema, Giorgio lo affronta in modo strutturato, delegando e coordinando le risorse necessarie.
