“Riduci gli obiettivi e i compiti all’essenziale.”
Se sei come me, hai una lunga to-do-list, magari suddivisa tra i diversi contesti. Semplifica la lista fino all’essenziale e eliminerai il bisogno di complessi sistemi di pianificazione.
Non riesci mai a cancellare tutto, perché ogni giorno si aggiungono nuovi impegni. Le lunghe to-do-list rappresentano uno dei problemi della maggior parte dei sistemi per la produttività.
Lo scenario ideale
Immaginiamoci lo scenario ideale:
- Una to-do-list che sia sostanzialmente una lista di tre compiti essenziali che voglio realizzare nella giornata (CPI)
- Una lista con alcuni piccoli compiti da togliere di torno, tutti insieme, di solito in circa 30 minuti
- Il resto della giornata totalmente libero per potermi dedicare ai compiti più importanti
- L’agenda che diventa solo un modo per ricordarsi gli appuntamenti e non un “segnaposto”
Per arrivarci serve un processo di eliminazione, concentrandoci su ciò che è davvero importante.
Trucchi per semplificare
Ecco alcuni passaggi chiave:
Elimina, elimina
Prenditi alcuni minuti per verificare le tue liste di compiti e progetti e valuta quanto puoi semplificarle. Fanne una sfida. Vedi se riesci a dimezzarle! Se ci sono 50 attività, riducile a 25. Dopo qualche giorno cerca di ridurle ulteriormente. Come eliminare attività:
- A volte un compito invecchia e non è più necessario. Cancellalo.
- A volte un compito può essere delegato. Delegalo e cancellalo dalla lista.
Individua l’essenziale
Diventa consapevole del tuo obiettivo principale e di altri eventuali obiettivi. Qualunque piccolo compito è essenziale se è funzionale a realizzare questi obiettivi, mentre è superfluo se non è ad essi collegato.
Semplifica gli impegni
In quanti progetti sei coinvolto? Quanto lavoro extra svolgi? Non puoi fare tutto. Devi imparare a dire di no e attribuire valore al tuo tempo. E, se hai già detto di sì, puoi ancora dire di no. Lentamente, puoi semplificare i tuoi impegni fino ad essere coinvolto solo in quei progetti che ti danno realmente gioia e ti arricchiscono.
Semplifica il flusso di informazioni
Recentemente mi sono impegnato a eliminare la maggior parte dei miei feed RSS. Semplifica gli input nella tua vita e puoi semplificare gli output.
Verifica settimanale
Le liste di attività da compiere durante la settimana tendono a gonfiarsi. Prenditi qualche minuto ogni settimana per eliminare ed eliminare ancora.
Big Rocks
Nella tua verifica settimanale, fatti un’idea dei compiti più importanti che vorresti portare a termine nel corso della settimana. Rendili i CPI (compiti più importanti) di ciascuna giornata e svolgili per primi.
Maggior valore
Alcune attività sono davvero remunerative nel lungo termine, mentre altre ti impegnano ma alla lunga si rivelano insignificanti. Concentrati sulle attività importanti, quelle che possono renderti famoso, che genereranno reddito a lungo termine, che ti garantiranno soddisfazione duratura e felicità. Queste sono le tue Big Rocks. Elimina il resto.
Tre CPI
Ecco il tuo sistema di pianificazione quotidiano: scrivi i tuoi tre Compiti Più Importanti su un foglio. Tutto qui. Cancella quei CPI una volta che li hai completati. Dedica tutta la tua giornata, se puoi, a quei tre compiti, o almeno la prima metà della giornata. I tre CPI sono sostanzialmente le Big Rocks della settimana e qualsiasi altro CPI necessario per la giornata.
Raggruppa i piccoli compiti (batch tasks)
Nel corso della giornata salteranno fuori parecchie altre attività di cui ti devi proprio occupare se non vuoi avere problemi in seguito. Scriviteli su una diversa lista di piccoli compiti. Stabilisci un tempo (probabilmente circa 30 minuti) da dedicare al completamento di questi compiti in un orario successivo della giornata (magari dopo le 16). Cerca di svolgere rapidamente queste attività per eliminarle dalla lista. Potrebbe capitare di avere ancora qualcosa da fare a fine giornata. Meglio rimandare a domani i piccoli compiti, piuttosto che le attività importanti. Occupati delle email a blocchi.
Il potere dell’essenzialismo
La semplificazione non riguarda solo il fare meno cose, ma il fare le cose giuste. Come suggerisce Greg McKeown nel libro “Essentialism”:
“L’essenzialismo non riguarda come fare più cose; riguarda come fare le cose giuste.”
L’arte della semplificazione ti permette di:
- Concentrarti su ciò che conta davvero
- Produrre risultati di qualità superiore
- Ridurre lo stress e il sovraccarico
- Trovare più significato nel tuo lavoro
- Creare spazio per la creatività e l’innovazione
