“Stabilisci e segui routine quotidiane e settimanali.” ❝Lo zen non è una forma di svago, ma concentrazione sulla nostra quotidiana routine.❞ Shunryu Suzuki
Stabilisci routine quotidiane e settimanali per ottenere dalle tue giornate e settimane una sensazione di maggior ordine e calma.
Le routine rendono padrone della giornata, invece di lasciarti alla mercé degli alti e bassi di tutte le richieste che ti arrivano.
Senza una routine, non abbiamo modo di dire di no alle richieste quando ci arrivano e siamo sempre a disposizione di qualunque persona voglia usare il nostro tempo e di ogni sito web che voglia la nostra attenzione.
Come stabilire le routine
Lista delle attività di lavoro
Fai una lista di tutto ciò che devi o vuoi realizzare nella tua vita professionale. Potrebbe trattarsi di attività importanti come nella Verifica Settimanale o di piccoli compiti.
Lista delle attività personali
Fai lo stesso con la tua vita personale.
Raggruppa
Dai un’occhiata alle liste e trova il modo di raggruppare insieme i piccoli compiti, questo risparmia tempo e riduce le interruzioni. Raggruppali come commissioni e falli tutti lo stesso giorno.
Puoi scegliere settimanalmente un giorno scrivania per occuparti di documenti familiari.
Al lavoro puoi raggruppare tutte le telefonate in un’ora, dedicare un’altra ora all’email, raggruppare tutto il lavoro d’ufficio, ecc.
Lista quotidiana
Dai un’occhiata alle tue liste e valuta quali attività si ripetono quotidianamente. Pianifica la tua Routine Quotidiana, cioè alcuni orari fissi della giornata in cui svolgere queste attività quotidiane in successione.
Evidenzia la tua routine mattutina (magari una per casa e una per quando arrivi al lavoro) e una per la fine della giornata (anche in questo caso una di fine giornata lavorativa e una per la sera prima di andare a letto).
Lascia il centro della giornata (la porzione principale) libero per completare i CPI e gli altri compiti importanti che dovessero presentarsi.
Lista settimanale
Ciò che fai una o due volte (o più) alla settimana ma non quotidianamente, dovrebbe andare nella Routine Settimanale.
Programma queste attività nel corso della settimana, cercando di non accumularne troppe in uno stesso giorno. Dovresti avere al massimo 2-3 attività al giorno.
Raggruppa alcune attività oppure elimina quelle meno importanti.
Prova
Ora che hai fissato le routine quotidiane e settimanali, mettile alla prova.
Prova a seguire le routine quotidiane per almeno una settimana. Prova a seguire la routine settimanale, invece, per almeno due settimane.
Aderire alle routine
Qui sta il problema: creare delle routine è facile, aderirvi è difficile. Però, una volta che trovi un insieme di routine che funzionano bene per te, se riuscirai a seguirle per almeno 30 giorni, diventeranno un’abitudine.
Esempi di routine efficaci
Routine mattutina (casa)
- Sveglia alla stessa ora ogni giorno
- Bevanda calda (tè, caffè)
- Attività fisica leggera (stretching, breve camminata)
- Revisione dei CPI del giorno
- Colazione
- Preparazione per uscire
Routine mattutina (lavoro)
- Completare il primo CPI prima di controllare email o altri input
- Verificare e-mail velocemente solo per emergenze
- Incontri brevi con il team se necessario
- Continuare con il secondo CPI
Routine di metà giornata
- Pausa pranzo lontano dalla scrivania
- Breve camminata
- Revisione rapida dei progressi sui CPI
- Gestione delle email in batch
Routine di fine giornata (lavoro)
- Revisione dei risultati del giorno
- Pianificazione dei CPI per il giorno successivo
- Chiusura ordinata di progetti e spazi di lavoro
- Chiusura email e notifiche
Routine serale (casa)
- Tempo dedicato alla famiglia/amici
- Attività di relax (lettura, hobby)
- Preparazione per il giorno successivo
- Routine di preparazione al sonno
- Orario costante per andare a dormire
Il potere delle routine
Le routine ben progettate ti permettono di:
- Ridurre il carico decisionale quotidiano
- Eliminare la procrastinazione
- Preservare l’energia per decisioni importanti
- Creare una struttura che supporta i tuoi obiettivi
- Sviluppare una sensazione di padronanza e controllo
